(Ratgeber) Nebenkostenabrechnungen immer prüfen – Fehler kosten Mietern oft viel Geld!

Nebenkostenabrechnungen werden oft in Form von Tabellen oder Listen präsentiert und wirken häufig unübersichtlich. Dennoch lohnt es sich, sie genauer unter die Lupe zu nehmen.

Viele Nebenkostenabrechnungen enthalten Fehler, die zu hohen Kosten führen können. Das muss nicht immer auf Absicht beruhen, sondern ist oft darauf zurückzuführen, dass Vermieter die Regelungen nicht genau kennen.

Daher ist es sinnvoll, die Abrechnung sorgfältig zu prüfen. Wer weiß, worauf es ankommt, kann viele Fehler selbst entdecken. Im Folgenden findet ihr Antworten auf die wichtigsten Fragen zur Nebenkostenabrechnung.

Bis wann muss die Abrechnung vorliegen?

Zunächst solltet ihr prüfen, ob euer Vermieter die Abrechnungsfrist eingehalten hat. Die Abrechnung muss spätestens bis zum 31. Dezember des Folgejahres bei euch eingegangen sein. Für die Nebenkostenabrechnung 2023 bleibt eurem Vermieter also noch etwas mehr als 2 Monate Zeit. Erhaltet ihr die Abrechnung zu spät, seid ihr nicht verpflichtet, eventuelle Nachforderungen zu zahlen. Ein Guthaben hingegen verfällt nicht und muss euchausgezahlt werden.

Wie legt ihr einen Widerspruch gegen die Nebenkostenabrechnung ein?

Solltet ihr Zweifel an der Richtigkeit der Abrechnung haben, könnt ihr innerhalb von 12 Monaten Widerspruch einlegen. Dieser muss jedoch begründet werden. Ihr könnt Einsicht in die Kostenbelege fordern, um die Berechnungen zu überprüfen. Wichtig: Die Zahlungsfrist für Forderungen bleibt bestehen, auch wenn ihr Widerspruch einlegt. Vermeidet es also, die Zahlung komplett zu verweigern, um keine Kündigung zu riskieren. Überweist den Betrag mit dem Vermerk „Zahlung unter dem Vorbehalt der Rückforderung“, um auf der sicheren Seite zu sein.

Habt ihr Anspruch auf eine Ratenzahlung?

Ein rechtlicher Anspruch auf Ratenzahlungen oder Stundung besteht nicht, wenn ihr die Nachzahlung nicht sofort begleichen könnt. Es schadet aber nicht, eurem Vermieter höflich darum zu bitten. Häufig zeigt sich dieser entgegenkommend, wenn ihr das Gespräch sucht, statt die Zahlung zu ignorieren. Es lohnt sich außerdem, herauszufinden, ob ihr staatliche Unterstützung in Anspruch nehmen könnt, selbst wenn ihr sonst keine Sozialleistungen erhaltet. Vor allem bei hohen Nachforderungen durch gestiegene Energiekosten kann ein Antrag beim Jobcenter oder Wohngeldamt hilfreich sein. Sozialleistungen decken solche Nachzahlungen ab, sofern der Verbrauch als angemessen gilt.

Was zählt zu den Nebenkosten?

In der Nebenkostenabrechnung dürfen nur die Kosten aufgeführt werden, die im Mietvertrag erwähnt sind. Häufig wird auf die Betriebskostenverordnung verwiesen, die eine Vielzahl von möglichen Posten umfasst, etwa Heizung, Warmwasser, Kaltwasser, Abwasser, Aufzug, Müllabfuhr, Grundsteuer, Gebäudeversicherung, Beleuchtung, Gartenpflege oder Hauswartdienste. Auch die Kosten für Wartung und Reinigung von Heizungsanlagen, Betriebsstrom, Messdienstleistungen sowie Mietkosten für Erfassungsgeräte können berechnet werden. Achtet immer darauf, ob die Verteilerschlüssel korrekt angewendet werden, etwa wenn bestimmte Posten nach der Anzahl der Personen abgerechnet werden.

Nicht umgelegt werden dürfen Reparaturkosten, Verwaltungskosten, Mietgebühren für Rauchmelder oder Feuerlöscher, Bankgebühren, einmalige Dachrinnenreinigungen oder Versicherungsgebühren für Mietausfall- und Rechtsschutz.

Wie werden die Heizkosten abgerechnet?

Die Abrechnung der Heizkosten muss im Mietvertrag festgelegt sein. Grundsätzlich erfolgt die Abrechnung anteilig nach Verbrauch und Wohnfläche. Maximal 50% der Gesamtheizkosten dürfen nach Quadratmetern abgerechnet werden, der Rest basiert auf dem tatsächlichen Verbrauch. Meist wird ein Verhältnis von 30% Wohnfläche zu 70% Verbrauch angewendet. Überprüft dabei, ob die im Vertrag angegebene Quadratmeterzahl tatsächlich der Größe eurer Wohnung entspricht.

Wie wird die CO2-Abgabe aufgeteilt?

Seit 2021 fällt bei Heizungen mit Öl, Pellets oder Erdgas eine CO2-Abgabe an, um den Energieverbrauch zu senken. Die energetische Ausstattung der Immobilie ist Sache des Vermieters, daher muss dieser abhängig vom energetischen Zustand einen Teil der CO2-Abgabe übernehmen. Achtet darauf, dass die Staffelung der Kosten korrekt erfolgt und ihr nicht die gesamten CO2-Kosten tragen müsst.

Was gilt bei einem Leerstand?

Auch bei angespanntem Wohnungsmarkt kommt es zu Leerständen, z. B. bei Sanierungsarbeiten. Die Nebenkosten, die auf leerstehende Wohnungen entfallen, dürfen nicht auf die übrigen Mieter umgelegt werden. Prüft, ob die Gesamtwohnfläche sich gegenüber dem Vorjahr verändert hat, wenn Leerstände vorhanden waren. Eine solche Verteilung ist unzulässig und berechtigt euch, Widerspruch gegen die Abrechnung einzulegen.